MICE Excellence Forum изнутри — страшный сон и триумф организаторов

MICE Excellence Forum изнутри — страшный сон и триумф организаторовВ августе нам предложили помочь провести MICE Excellence Forum — новый проект для организаторов деловых и развлекательных мероприятий. Мы много работаем с MICE-агентствами, и нам понравилась идея создать такое знаковое событие для дружественной индустрии. Итак, обсудив задачи с организаторами, мы начали готовить проект.

Три месяца до события
Местом проведения был выбран Hyatt Regency Moscow Petrovsky Park. По задумке форум объединял в себе несколько форматов: конференцию, воркшоп и гала-вечер. С учетом технических нюансов площадки мы придумали концепцию застройки, а наш креативный отдел отрисовал дизайн-макеты для каждого зала форума. Правда, когда концепт был уже готов, оказалось, что возможности забронировать монтажные сутки накануне MEF нет, так как в день перед мероприятием там уже было запланировано другое. При этом заказчики в лице организаторов не хотели жертвовать качеством и красотой застройки. Мы поняли, что время заезда и застройки придется рассчитать по секундам. Хорошо, что площадку мы уже знали, это несколько облегчило подготовку.

MICE Excellence Forum изнутри — страшный сон и триумф организаторов 

Месяц до события
После того как проект был концептуально согласован, начали тщательную проработку всех технических нюансов: очерчивание конструкций, проектирование, отрисовку финальных макетов для производства декораций. Работа шла в сжатые сроки. Например, из-за длительного процесса утверждения макетов всеми партнерами, производство брендированных зон было запущено за два дня до форума. Но мы все успели.

«На этом месте хочется сказать что-то вроде «Господа присяжные заседатели, просим вас быть милостивыми и при рассмотрении данного дела учесть тот факт, что в результате внезапного локдауна в Москве и последовавшей за ним еще больше нестабильностью в проведении мероприятий, окончательный список партнеров был утвержден за неделю до форума, — комментирует Ирина Михалькова, креативный директор MEF. — Это страшный сон и триумф организаторов одновременно, ведь с одной стороны, дает возможность надеяться, что партнеры могут прийти и за такой короткий срок до события, с чем мы не сталкивались до пандемии. Но, с другой — влечет колоссальный стресс в работе с их брендингом, в том числе по той причине, что некоторые компании не могут не согласовать его с зарубежными хедофисами, которые не всегда работают 247».

MICE Excellence Forum изнутри — страшный сон и триумф организаторов

Сутки до события
18 ноября в 20.00 мы заехали на площадку, а 19 ноября в 7.00 должны были показать полную техническую готовность всех залов. Для застройки, состоящей из трех самостоятельных площадок для образовательных сессий, воркшопа и гала-ужина, это мало.

С точки зрения технического продакшна на площадке работало около 60 человек: руководитель проекта, технический директор, менеджеры, режиссеры, операторы, техники, инженеры и декораторы. Чтобы сэкономить время, мы постарались оптимизировать заезд и монтаж. Для этого развели потоки: организовали дополнительные зоны разгрузки и завозили технику и декорации отдельно. Так мы договорились с площадкой о разрешении пользоваться лифтом, которым другие застройщики обычно не пользуются, и открыли дополнительные двери. Бо́льшую часть сценических конструкций и вовсе заносили в полусобранном виде, чтобы минимизировать монтаж на площадке.

Кроме масштабной застройки, включающей в себя проведение электрики для исключения сбоев электроэнергии , было много мелких моментов. А как мы все знаем, именно за ними нужно следить внимательнее всего, ведь мелочи формируют качество. Лейтмотив этого проекта — сокращенный тайминг. Казалось бы, произвести 60 стоек с табличками для воркшопа совершенно несложно. Но так как их подтвердили буквально за сутки до проекта, напряжение росло. В итоге их произвели в ночь монтажа и завезли на площадку, когда работа уже кипела.

«Стойки с навигацией на воркшопе — это боль. Я проводила похожие мероприятия в течение пяти лет, при этом у меня все еще не было в голове идеальной картинки. Тут одноразово, там — шатается, тут видно, что дешево. Поэтому, когда мы в итоге решили, что будем отливать собственные конструкции из металлического профиля, времени и правда оставалось совсем чуть-чуть, — рассказывает Ирина Михалькова. — Отдельно хочу отметить вот какой момент: наш форум можно смело назвать международным, потому что на него приехали несколько иностранных гостей. Однако это сразу про синхронный перевод, и когда мы стали просчитывать эту услугу, то коллеги из Structura Family помогли нам сэкономить деньги, предложив вариант с оборудованием, который идеально вписывался в историю, когда в зале находятся всего несколько иностранных гостей. Но все детали тут раскрывать не буду».

MICE Excellence Forum изнутри — страшный сон и триумф организаторов

День мероприятия
В 8 утра площадка встретила первых гостей, а в 10.00 состоялось торжественное открытие форума. Спустя 15 минут всё запустилось: в главном зале в рамках деловой программы выступали спикеры, в малых залах стартовали практические мастер-классы и дискуссии, а в фойе открылась экспозона поставщиков услуг. В перерыве между спикерами к задаче добавилась звездочка: пришлось сделать саундчек для известного битбоксера. Не считая того факта, что у мероприятия была еще и онлайн-трансляция, где мы использовали разработанный нами плеер.

После обеда деловая часть на основной сцене подошла к концу, все гости разошлись по малым залам и воркшопам, а мы закрыли главный зал для подготовки к гала-вечеру. Банкетная служба отеля сменила театральную рассадку на фуршетную линию с коктейльными столами, а мы продолжили заниматься техническими моментами: проверили и перестроили свет, выставили бэклайн для кавер-группы и дали возможность отрепетировать шоу-программу.

MICE Excellence Forum изнутри — страшный сон и триумф организаторов

MICE Excellence Forum — индустриально важный проект, поэтому даже привычная работа в плане ответственности умножается на пять. Быть партнерами таких проектов — ценный опыт. Спасибо создателям, ведь теперь у индустрии есть новое место для обмена находками и идеями!

Артем Даценко,
сооснователь и технический директор Structura Family

(Visited 1 times, 1 visits today)

Стелла Герц

Стелла Герц - автор статей и редактор

Добавить комментарий