Лучший контрольный список для организаторов

Вы готовы провести мероприятие? Не волнуйтесь, мы здесь, чтобы помочь. Планирование приема требует много работы и подготовки, поэтому мы создали подробный контрольный список для организаторов мероприятий , который поможет вам и вашей команде не сбиться с пути.

1 – Какова ваша цель?

Почему вы проводите это мероприятие? Вы пытаетесь обучать людей определенной теме? Это сбор средств? Чтобы повысить осведомленность? Какой бы ни была цель, это должно быть для вас очень много значит . Ваши гости увидят вашу страсть и захотят поддержать вас еще больше.

Понимание своей цели будет поддерживать вашу мотивацию и вдохновение. Возьмите лист бумаги и ручку и запишите ответы на следующие вопросы:

• Чего вы надеетесь достичь?
• Для вас важна устойчивость? ( Возможны зеленые события )
• Что будут чувствовать ваши участники во время и после мероприятия?

Можете ли вы придумать еще вопросы, которые можно добавить к этому списку? Запишите их.

2 – Бюджет

Составление бюджета мероприятия является одной из наиболее важных частей  процесса планирования и важным пунктом любого контрольного списка для организаторов мероприятий . Любая функция связана с многочисленными расходами, и реалистичное представление о средствах, с которыми вы работаете, жизненно важно для разработки успешного плана действий.

Затраты могут сильно различаться в зависимости от типа мероприятия и зависят от многих факторов, таких как количество гостей , местоположение и место проведения, кейтеринг, цветочный дизайн, развлечения и освещение . В зависимости от ваших финансовых ограничений вам, возможно, придется сократить расходы на дизайн освещения или, возможно, выбрать другое место проведения и т. д. Также настоятельно рекомендуется отложить дополнительное финансирование специально для потенциальных чрезвычайных ситуаций и непредвиденных обстоятельств.

3 – Дата

Выбор даты также является чрезвычайно важным фактором . Вам необходимо убедиться, что в то же время или в этом месте не происходит других крупных собраний. Это важно, поскольку может быть пробка, ограниченные ресурсы и возможно, что потенциальные гости уже посещают другое мероприятие. Также убедитесь, что эта дата не приходится на праздник.

Постарайтесь выбрать дату как можно скорее, чтобы у вас было больше времени для планирования, бронирования и информирования гостей , чтобы они могли заблокировать ее в своем календаре. Вы также захотите рассмотреть потенциальную погоду. Если ваша вечеринка проходит в Испании, вам не стоит планировать ее, например, на август, потому что это самый жаркий месяц в году.

4 – Местоположение и место проведения

В идеале, общее расположение должно находиться в районе с хорошим транспортным сообщением, до которого можно добраться на общественном транспорте и включать возможности парковки. Лучше всего заранее определиться с датой и местом проведения. Помните, чем раньше, тем лучше. Если много участников из другого города, желательно провести мероприятие недалеко от аэропорта или отеля.

Что касается самого конкретного места,  всегда полезно сравнить магазины и попытаться договориться о более низких ценах,  прежде чем остановиться на месте. Вот несколько важных вопросов, которые менеджер объекта должен добавить в свой контрольный список для организаторов мероприятий :

• Если это открытая площадка, предлагают ли они план действий на случай дождя?
• Предлагают ли они звук и освещение и по какой цене? Включена ли техническая поддержка?
• Есть ли надежный Wi-Fi?
• Какова максимальная вместимость гостей?
• Предлагают ли они еду и напитки? Можно ли подавать алкоголь?
• Вам нужна страховка?
• Предоставляют ли они столы и стулья?

Если возможно, поговорите с персоналом и посмотрите, дружелюбны ли они и внимательны, поскольку именно они будут приветствовать ваших посетителей и общаться с ними.

5 – План

Следующим шагом будет составление списков дел и проведение мозгового штурма с учетом бюджета, даты и места проведения. Держите этот список под рукой, потому что никогда не знаешь, когда вам в голову придет новая мысль или идея. Если вы составите этот план, вы сможете ничего не забыть и отметить все детали.

6 – Брендинг и маркетинг

Ни один контрольный список для организаторов мероприятий не будет полным без раздела, посвященного брендингу и маркетингу . Начните выбирать цвета и продумывать дизайн и логотипы.  Вы захотите создавать плакаты, информационные бюллетени, блоги и даже связываться с другими компаниями, чтобы рассказать о вашем мероприятии, создать рекламную страницу (например, на Facebook или Eventbrite) и целевую страницу на своем веб-сайте, чтобы дать людям место для зарегистрироваться.

Если это соответствует вашему бюджету, мы предлагаем нанять маркетинговую команду . Они будут обладать ноу-хау и опытом для продвижения мероприятия и правильно использовать полезные приложения для социальных сетей, такие как Facebook , Instagram и LinkedIn, которые имеют решающее значение для успешной маркетинговой кампании.

Как только веб-сайты и социальные сети будут запущены, наступит время запуска . Такие стратегии, как предложение билетов «ранней пташке» — отличный способ побудить людей покупать билеты и создать ажиотаж. Еще одним преимуществом этого метода является то, что он дает вам раннее представление о том, кто заинтересован в мероприятии, а также о том, что работает, а что нет с маркетингом. Используя эти данные, вы можете соответствующим образом скорректировать свою стратегию.

Не забывайте отправлять напоминания и продолжать продвигать до самого последнего момента. Поощряйте гостей распространять новости устно и просите всех приглашенных гостей также рекламировать мероприятие своим подписчикам.

7 – Лицензии и разрешения

Существует множество разрешений и лицензий на любой вид приема, детали которых варьируются от места к месту. Как планировщику вам необходимо знать хотя бы основы, поэтому вот краткое изложение некоторых распространенных документов, с которыми вы, вероятно, столкнетесь:

– Алкоголь

 Существует два типа лицензий на алкоголь: одна на продажу пива и одна на продажу спиртных напитков. У уже существующего заведения, скорее всего, уже есть лицензии, в противном случае вам придется подать заявку.

– Еда

Еда тщательно регулируется и должна соответствовать многим нормам здравоохранения. Вам необходимо будет убедиться, что любая кейтеринговая компания или ресторан, который вы нанимаете, имеет действующие разрешения на питание и здоровье.

– Фейерверк

 У вас новогодняя вечеринка или, возможно, большой юбилей, который вы хотите завершить на ура? Имейте в виду: фейерверки во многих местах запрещены законом, и если вас поймают с ними, вы можете получить огромные штрафы. Обязательно внимательно изучите местные законы.

— Разрешение на строительство

Для общественных собраний вам понадобится разрешение на строительство палаток или общественных мест. Все конструкции также должны быть проверены пожарной службой в целях безопасности.

– Планирование и разрешения на шум

Во многих местах действуют строгие правила относительно часов работы, призванные защитить соседей от беспокойства. Если у объекта еще нет этих разрешений, вам нужно будет подать заявление об исключении.

Бюрократия может быть медленной, поэтому чем раньше вы подадите заявку, тем лучше. Мы рекомендуем обратиться в местную ратушу для получения более подробной информации, поскольку там будет гораздо больше информации, касающейся конкретного местоположения.

8 – Спикеры и развлечения

Теперь, когда вы определились с большей частью важной логистики, вы можете приступить к бронированию выступающих и развлечений . Рекомендуемые гости и мероприятия — это эффективный способ привлечь посетителей и позволить им лучше узнать друг друга, потренироваться в построении команды и отлично провести время .

Если вы не уверены, какое развлечение можно организовать, ознакомьтесь с другими идеями развлечений для корпоративных мероприятий здесь . Если вы планируете раздавать ручки, значки и блокноты, обязательно закажите их заранее, чтобы их хватило на всех.

9 – Мелкие детали нашего контрольного списка для организаторов мероприятий

Когда все остальное сделано, пришло время приступить к выполнению задач и проработке мелких деталей.

Что следует перепроверить:

• Просмотрите свой бюджет и контракты. Если бюджет ограничен, постарайтесь найти спонсоров.
• Распечатайте и сделайте копии всей важной информации.
• Отправляйте участникам напоминания с информацией о мероприятии.
• Проверяйте даты у всего и вся. Это может быть место проведения, поставщики общественного питания, докладчики, фотографы и т. д.
• Просмотрите презентации и выступления известных докладчиков.
• Поговорите с хозяевами, персоналом и встречающими, чтобы убедиться, что они в курсе всех событий.
• Убедитесь, что у вас достаточно бейджей, еды, напитков и расходных материалов для всех.
• И расслабься! Если вы следовали этому подробному руководству, все готово!

10 – Сегодня тот самый день

Вся ваша тяжелая работа привела к этому моменту. Сделайте вдох, наслаждайтесь днем ​​и общайтесь с гостями . Когда день закончится, в вашем контрольном списке для организаторов мероприятий останется еще несколько задач . Самый важный из них — похвалить себя за успешное проведение мероприятия.

Затем разошлите благодарственные письма или электронные письма своим спонсорам, докладчикам и всем, кто помог вам добиться успеха этой функции . После этого вы можете обновить свой бюджет и просмотреть поступления. Наконец, поделитесь со всем миром, насколько замечательным было ваше мероприятие. Отправьте всем участникам электронное письмо с фотографиями, видео и обновлениями. Вам захочется оставаться на связи с участниками, потому что никогда не знаешь, когда будет ваше следующее мероприятие!