Организация деловых поездок руководителя

Большая часть ведения бизнеса включает в себя организацию деловых поездок, и вы, вероятно, хотите, чтобы они проходили как можно более гладко.

Организация деловых поездок руководителя. Хорошо организованная командировка создаст хорошее впечатление и повлияет на то, как вас увидят потенциальные клиенты. Мы живем в очень цифровом мире, это позволяет нам без проблем общаться в разных часовых поясах, однако иногда все же необходимо путешествовать, чтобы встретиться с клиентами лицом к лицу. Если вы заключаете крупную сделку или пытаетесь построить прочные деловые отношения, ничто не сравнится с идеальной деловой поездкой. 

Важно убедиться, что любая деловая поездка организована на высоком уровне. Вы хотите чувствовать себя расслабленным и хорошо подготовленным, когда прибудете в пункт назначения, чтобы добиться успеха. Хорошо подготовленная поездка означает, что вы будете более сосредоточены и произведете наилучшее впечатление. Подготовка не только позволяет вашему разуму сосредоточиться, но и означает, что вы будете в курсе всех важных встреч.

От упаковки одежды в чемоданы до организации транспорта в отель после приземления — все будет устранено из-за любых непредсказуемых препятствий, которые могут превратить вашу деловую поездку в хлопоты. Посмотрите ниже на некоторые из областей, которые вы должны запланировать, чтобы организовать идеальную деловую поездку:

Принятие мер

Тщательное планирование деловой поездки важно независимо от того, путешествуете ли вы или являетесь менеджером по командировкам. Вы всегда должны быть уверены, что полностью осведомлены и понимаете политику компании в отношении командировок. Помните, что вы планируете идеальную деловую поездку, а не идеальный отпуск. Это означает, что соблюдение любых политик имеет важное значение.

Вам нужно подумать о том, как вы попадаете из одного места в другое, и обо всем, что между ними. Независимо от того, путешествуете ли вы на ACS , поезде, лодке или на арендованном автомобиле, вам необходимо учитывать время в пути, расходы и страховки. Важно не забывать о мелких деталях, убедитесь, что у вас есть вся информация о расстоянии и времени, которое требуется для проезда между каждым видом транспорта, а также только основной путь. Вам нужно забронировать багаж? Вам нужна страховка? Какие документы нужны? Убедитесь, что вы всегда используете несколько источников при бронировании, ищете предложения и всегда полностью осведомлены о бюджетах компании .

Возможно, вы ищете что-то более необычное. Деловые поездки могут быть связаны с тем, чтобы произвести впечатление на клиента, что может быть более впечатляющим, чем появление в лимузине? Например, если вы закажете лимузин для деловой поездки в Лаббоке, вы, безусловно, произведете впечатление на потенциального клиента. Поднимитесь на лимузине, отвезите своего клиента в модный ресторан, и у вас будет шанс выиграть крупный контракт.

Чем тщательнее вы сейчас подготовитесь, тем ровнее пройдет путешествие. Подумайте о таких вещах, как доступность Wi-Fi в дороге или необходимость приезжать за день до полета из-за плохого времени полета? Это означает, что вы будете чувствовать себя более уверенно и расслабленно, посещая эти важные встречи. 

Выбор жилья

Подготовительная работа — это только начало планирования. Вы также должны убедиться, что вы выбираете лучшее жилье в соответствии с вашими требованиями. Попробуйте получить жилье рядом с любыми собраниями, чтобы снизить риск обнаружения мест или таких вещей, как движение транспорта. Постарайтесь не увязнуть в бронировании чего-то такого роскошного, вы хотите, чтобы это было приятно, но оно должно служить только цели, опять же, помните, что это не личная поездка. Принимая решение, вы должны учитывать расстояния, местный транспорт и даже такие аспекты, как наличие Wi-Fi в отеле. Вы можете обнаружить, что ваша компания уже выбрала предпочтительные отели, это может означать более выгодную сделку, поскольку они обычно оговариваются заранее. Выбирая отель, обратите особое внимание на имеющиеся удобства. Вы же не хотите обнаружить, что Wi-Fi не доступен, он не включен в стоимость или что завтрак подается слишком поздно, потому что он больше подходит для туристов.

Создать маршрут

Для того, чтобы любая деловая поездка была успешной, необходимо составить маршрут. Он держит под контролем всю поездку. От времени отправления транспорта, бронирования отеля до имен клиентов, с которыми вы встречаетесь. Независимо от того, организуете ли вы поездку для кого-то другого или для себя, обязательно добавьте немного времени для отдыха и обслуживания любой встречи, которая может быть переполнена или опоздать. Хорошо также поделиться маршрутом с кем-то еще, чтобы они знали, где вы должны быть и когда с вами нельзя связаться. 

Организуйте все свои проездные документы

Проездные документы являются неотъемлемой частью любой поездки , а тем более командировки. Все время и усилия, затраченные на планирование, будут потрачены впустую, если вы забудете жизненно важные документы, которые вам понадобятся в поездке. Вы должны убедиться, что у вас есть важные документы, которые включают в себя:

• Действительный паспорт для международных поездок 
• Любые визы, которые необходимы
• Проездные билеты на любой транспорт
• Договоры аренды автомобиля, водительские права, кредитная карта компании и страховка
• идентификатор фотографии
• Подтверждение бронирования отелей и т. д.
• Передать документы

Подумайте о любых электронных устройствах, которые потребуются

Для большинства деловых поездок вам потребуется какое-то электронное устройство. Будь то корпоративный телефон, планшет или ноутбук для важных презентаций, убедитесь, что он есть в вашем упаковочном листе, и у всех есть страховка на случай, если с ними что-нибудь случится. Также было бы неплохо убедиться, что у вас есть важная работа, сохраненная на портативном устройстве, чтобы, если какие-либо предметы, которые вы берете с собой, пропали или были украдены, у вас все еще была информация, необходимая для любых встреч. 

Не забудьте взять соответствующие зарядные устройства и адаптеры, желательно иметь удобный чехол для переноски, легко перевозить такие предметы. Подготовка, безусловно, является ключевой, когда дело доходит до этой области, однако вы часто можете выбрать зарядные устройства и другие аксессуары, путешествуя по таким местам, как аэропорты или вокзалы. Имейте в виду, что цены часто могут быть выше, и это будет классифицироваться как ненужные коммерческие расходы.