Обязанности администратора гостиницы

Администратор гостиницы: обязанности и функции

Обязанности администратора гостиницы. Первый человек, которого вы видите в отеле, это администратор отеля. Всегда милый и дружелюбный, он постарается сделать все, что от него зависит, лишь бы сделать ваш отдых незабываемым и комфортным. Со стороны может показаться, что обязанности администратора отеля ограничиваются лишь предоставлением ключей от номера и регистрацией вас в базе данных. Чтобы развеять этот миф, давайте поближе познакомимся с работой одного из главных сотрудников оздоровительного комплекса.

Часто должность администратора называют «носильщиком». В переводе с французского это слово означает «дверь». Такое название специалист гостиницы получил потому, что его рабочее место – стойка ресепшн находится в непосредственной близости от входа, и он встречает гостей. Такая формулировка, конечно, не точная, ведь администратор в гостинице выполняет гораздо больше функций, исходя из своих должностных обязанностей. 

Так, он должен обеспечивать бесперебойную работу всех служб отеля, проверять готовность номера к заселению, проверять наличие необходимых напитков и закусок в мини-баре, координировать работу подчиненных. В небольших гостиницах администратор отвечает не только за регистрацию гостей, прием под охрану ключей и ценностей (в сейфе), но и за подготовку номера к проживанию.

Функция администратора

Одной из важнейших функций, выполняемых администратором гостиницы, является бронирование номеров по телефону, электронной почте и другим средствам связи, контроль загрузки гостиницы и фиксация отсутствия гостей в течение дня. Несвоевременная регистрация количества забронированных и заселенных номеров может привести к ситуации «овербукинга» – иными словами, гости купят больше номеров, чем имеется в гостинице в свободном пользовании.

Достаточно часто в адрес администратора гостиницы поступают запросы на бронирование дополнительных услуг, в первую очередь это касается возможности предоставления туристам дополнительных мест для детей и взрослых или изменения категории номера. Если есть такая возможность, категорию номера можно изменить, уже проживая в гостинице, внеся доплату.

Все вопросы, споры и конфликтные ситуации также должен решать администратор отеля, в пределах предоставленных ему полномочий. Кто, как не он, должен принимать решение по жалобе, поступившей от клиента, если ему не предоставили заранее забронированный номер, услуги, если у него возникли проблемы с оплатой.

Для любого отеля получение прибыли является главной целью, поэтому на администраторе отеля возложена также функция контроля отъезда гостей, во время которой должна быть проверена оплата всех счетов. Для правильного и точного обеспечения работы всех служб администратор гостиницы должен знать правила оказания гостиничных услуг, содержания помещений, правила штатного расписания, структуру гостиницы и другие аспекты. Эти знания необходимы для качественного и профессионального выполнения своей работы.

Звание «лицо отеля» важное и ответственное. Вне зависимости от ситуаций и проблем, возникающих в гостинице, хорошее настроение, улыбка не покидают администратора, ведь сфера услуг основана, прежде всего, на гостеприимстве. Стать администратором гостиничного комплекса может каждый человек: нужно пройти обучение в вузе, техникуме или на курсах гостиничного хозяйства и иметь огромное желание работать. Приветствуется знание иностранных языков, особенно если отель находится в туристическом центре с большим потоком туристов.